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    电子招投标模式下投标保证金的管理 更新时间:2016-03-10   点击次数:701

     投标保证金的管理一直是招标代理机构心头之痛,它的重复性强、工作量大,在计还利息的规定出台之后更是雪上加霜,手工操作和管理导致工作效率低下,而且非常容易出现错误。财务部门对此普遍感到苦不堪言,而且认为根本不创造价值,工作满意度很低。

        笔者所在单位中煤招标有限责任公司(简称“我公司”)在新建设的电子招投标平台中,利用流程优化、系统整合等先进理念,以及银企直连等先进技术,成功解决了这些难题,实现了投标保证金与招标项目及投标人的自动匹配,以及财务计账功能的高度自动化,提升了工作效率和管理水平。


     

        一、保证金管理情况及面临的问题


        对招标代理机构来讲,投标保证金的数量与业务量相关。项目越多,平均每个项目的投标人越多,保证金的笔数就越多,财务工作量也就越大。这样,在传统纸质模式下保证金的管理就成为一个非常棘手的事情。

        先来看看我公司在旧一代招标投标信息平台时期投标保证金管理的流程。

        1.业务平台管理。在开标前,投标人按照招标公告中提供的公司统一的保证金银行账号,将投标保证金款项汇入该账号中,并把相关单据作为凭证于开标时递交给我公司业务人员。

        开标后,业务人员将投标人提供的投标保证金单据进行登记,按照投标人参加的标段分别录入到业务平台。财务部门收到银行的单据后,与业务人员录入的数据进行核对。如果查询到该笔费用到账,则在业务平台进行关联和确认。

        项目结束后,需退回投标人的投标保证金时,业务人员要提交退款申请单给财务部门,财务部门确认申请单信息无误,再交由银行进行退款操作,银行退款成功后,财务部门在业务平台做出退款成功的状态标记。

        2.ERP财务系统处理。业务平台的数据只是与业务相关联,但业务平台的费用往来最终需要在财务软件中管理,进行开票、退票、收款、退款等处理,这就只能由财务人员手工完成。我公司的财务平台是中煤集团统一建设的ERP系统(Oracle)中的财务模块,财务平台与业务平台之间不联通,财务人员需要在两个平台上同时操作,相当于一个工作需要做两遍。重复劳动不仅不创造价值,而且损害员工的工作积极性和满意度。

        总体来讲,之前的投标保证金管理流程存在如下问题:

        1.工作量较大,涉及环节多,效率低。我公司每月都有几千到上万笔的投标保证金,每笔保证金都需要业务人员收单据、录入,财务人员手动查询、确认、核对、做账等,每个招标项目都需要反反复复做这项工作,事项单一,但是总体工作非常烦琐。由于业务和财务平台没有实现互动,无法实现自动化处理,不仅效率低下,还经常出现差错。

        2、工作质量不高,开展电子招投标存在困难。在实际业务过程中,业务人员、财务人员、投标人对保证金的管理感到不满意。比如,投标人需要尽快查询保证金是否到账,业务人员也需要及时知道各个投标人的保证金是否已经支付以及是否足额支付。投标人有时候会针对一个项目多次汇款,或者一笔汇款针对多个招标项目,这些情况导致实际到账费用和在线录入的数据不一致,从而给业务人员和财务人员的识别、匹配带来困难,需要花费时间去查询核实。业务人员在收退保证金过程中,需要多次提交纸质单据给财务部门,浪费大量纸张,而且工作烦琐,花费大量不必要的时间和精力。


     

        二、电子招投标平台保证金解决方案


     

        为解决投标保证金管理工作中面临的各种问题,满足平台之间互联互通、数据同步的需求,我公司在新一代电子招标投标平台建设期间,与国内多家银行进行咨询交流、探讨解决方案,最终选定中信银行的方案。在新平台技术开发方强有力的支持下,我公司经过需求交流、方案磋商、综合对比、完善优化等环节,方案终于达到比较成熟、可靠的程度。同时,我们与中煤集团ERP系统的开发商进行交流,探讨业务平台与ERP财务模块接口对接、数据同步的实现可能和具体方案。我们最终确定了如下技术方案:

        1.业务平台与银行系统直连对接,设立虚拟账号。中信银行的银行账号管理体系中,可以在企业开户的银行主账号下分配多个虚拟账号,虚拟账号的资金实际都存在于主账号中。我公司采取一个招标项目中一个投标人分配一个虚拟账号的方案,投标人在同一个招标项目下无论参加几个标段,都只分配一个虚拟账号。投标人确定参加项目投标后,系统自动为该投标人分配虚拟账号,在开标前投标人可以通过各种方便的方式(网银转账、银行电汇等)缴纳投标保证金到我公司提供的虚拟账号。投标保证金的数据从银行到达我公司业务平台后,按照分配的虚拟账号,自动归属到投标人参加的项目下。

        费用到账后,通过业务平台,财务人员可以看到保证金到账信息及金额,业务人员可及时看到保证金是否到账,但在开标前只能看到保证金有无,而不能看到具体金额。

        项目结束后,业务人员可通过业务平台提交投标保证金退还信息,经过内部审核流程后,退还信息发送到银行,实现一键自动原路退还功能。

    2    .与ERP系统做接口,实现数据同步。我们与ERP系统开发运维单位经过交流,确认了电子招标业务平台与中煤ERP系统应收模块、主数据模块的接口程序开发、Web Service接口开发、接口程序安装调试等工作,实现业务平台财务数据到中煤ERP系统应收数据的同步对接,实现ERP系统应收模块的开票(创建事务处理)、退票(创建贷项事务处理)、收款(含核销发票)、退款(含撤销核销)等功能。

        开发这个功能的目的,是实现财务数据一键记账至ERP系统当中,而不用财务人员手动录入、手工制作凭证。目前我公司投标保证金相关的财务工作,自动化程度达到了99%,除个别特殊需求和意外情况之外,正常情况不再需要人工介入。


     

    三    、目前实现的功能及效果


     

        1.投标保证金自动匹配,工作量大幅下降。业务平台上线之后,目前基本实现了投标保证金的全自动匹配,解决了保证金与招标项目匹配一对多、多对一、金额不符、查找困难等难题,简化了财务及业务工作,保证及时、准确地形成业务匹配。以前投标保证金到账核对至少需要两三天,目前在一天内即可全部处理完毕。

        投标人在支付保证金后,能够及时看到自己的保证金是否到账,免去了等待和电话询问的工作。这也解放了业务人员和财务人员,减少了以前大量的手工劳动,以前两个财务人员1天只能处理上百笔保证金,现在一个人1天即可处理上千乃至上万笔保证金,大大减轻了财务人员的工作量。

        2.保证金管理效率提高,为在线开标打下良好基础。根据这套方案,投标人可在开标前及时看到自己缴纳的保证金是否到账,可自行给一个招标项目下的各个标段分配投标保证金。在开展网上开标时,可在开标过程中及时展示各投标人提交投标保证金的情况,为推行在线开标带来很大的便利。

        3.实现财务业务一体化,进一步提高工作效率。目前,除了个别特殊情况需要财务人员手动在ERP财务模块中处理之外,业务平台的基本账项都已自动同步到ERP系统中,不用手工在财务平台中录入客户名称、金额,不用手工处理开票、退票、收款、退款等事项。如果保证金需要退款,业务人员提交退款申请后,财务部门按照投标人的来款路径,可以实现快速一键退款。整个流程的时间从以前的大约3?5天到现在1天内即可完成,极大地提高了工作效率。

        4.实现财务办公无纸化,践行绿色环保理念。业务财务的一体化,实现了招投标平台中投标保证金业务的无纸化办公,在加快办公效率的同时,降低了纸张的使用率,减少了资源浪费,有效践行了绿色环保的理念。

        通过此项目,实现了财务业务一体化,打通了各个环节壁垒,减小了沟通成本,提高了办事效率,优化了业务及财务流程,将财务及业务人员从大量烦琐的重复工作中解脱出来,降低了因为人工介入导致的错误。此项功能的实现,得到了业务人员和财务人员的欢迎,为我们平台的深入应用和快速推广做好了铺垫,打下了良好基础。


     

        四、进一步探讨


     

        1.提高准确性和效率。通过系统对接的方式,难免会因为系统接口或网络故障,出现数据丢失、差错的情况。需要通过日常观察和仔细分析,进一步完善和优化系统,达到100%的准确率。

        2.符合国家法律法规要求。按照法律法规要求,投标保证金要实现计息、退息等功能。目前平台中虽然已有此项功能,但在实践中我们发现还存在偶尔计算出错、难以快速退费的情况,这也是接下来需要完善的地方。

       此项功能上线以后取得了良好的使用效果,得到了各方的认可。我们将在使用过程中不断完善和提高,并进行推广,争取在行业内得到广泛应用,进一步推动招投标业务的电子化、网络化、信息化,为电子招投标工作的推进做出贡献。

     

    来源:《招标采购管理》