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    我公司对招标代理服务质量的管理措施
    (一)公司对自身工作质量和成果文件质量的管理体系和控制措施
     
    为规范本企业的服务行为,提高服务质量和效率,责任部门严格按照规定执行项目服务,使服务满足规定的要求。服务管理范围包括公司所有合法经营的业务服务活动。
    各部门按职能分配负责各自分管的质量记录,业务管理部(总工办)对全企业经营产品及服务质量记录的控制进行监督和指导,以便取阅和查询,提供项目服务达到所要求的质量和质量体系有效运行的客观证据。业务管理部(总工办)负责选用适合的统计技术并组织实施,各有关部门负责数据的收集,及相关统计技术的应用,以验证项目服务特性和过程能力,并做为质量改进的依据。
    为使质量体系持续运行,实现企业质量方针、目标,我们将对自身工作质量和成果文件质量的管理体系进行定期评审,对企业质量体系进行综合评价,以确保其适应性和有效性。企业总经理策划并主持管理体系评审。主管副总经理负责管理评审的组织,决议的形成和实施。企业领导和部门主管参加管理评审,责任部门执行评审决议。
     
     
                          企业经营产品及服务质量控制流程简图
           
     
     
     
     
    管理评审的频次为每年至少一次,间隔不超过一年。管理评审时机取决于以下情况:
    A.当社会环境发生重大变化时;
    B.当市场需求发生重大变化时;
    C.当企业发生重大质量事故时;
    D.当顾客投诉连续发生时;
    E.内部组织发生重大变化时;
    F.当认为有必要时可随时进行。
    管理评审的形式为会议评审(主要形式)、现场评审、总经理做出评审。管理评审内容包括:
    1内部质量审核结果及纠正和预防措施效果。
    2质量体系在外部环境变化下是否持续有效和适用。
    3质量方针、目标实施情况。
    4资源是否满足质量体系的运行要求。
    5项目服务质量实际水平。
    6顾客投诉等质量信息反馈中的突出问题。
     
    (二)招标代理工作的质量控制主要环节及措施
    招标代理的质量控制必须从招标代理的几个主要环节入手,目前招标代理程序大致划分为:与业主沟通发布招标公告、资格审查、编制招标文件、开标主持与评标报告、资料整理上报、工程回访与反馈等主要环节,只有始终把握这几个主要环节,招标代理工作质量控制才有可能。
    1、业主沟通
    招标代理合同签订后,招标公告应及时发出。但在招标公告发出前,将征求业主意见,了解业主对所委托招标工程的期望与具体的倾向性意见。主要做好以下几点:
    1)委托人(业主)对招标工程造价、工期、质量等要求以及委托人资金安排的想法。
    2)作为代理机构有责任对涉及代理工作的法规、流程与酌情而定的建设性意见告诉业主,以便在法规与程序许可的范围内使代理机构与业主的意见达成一致,而且力求作到最大程度地满足业主的要求。
    3)我们对当前承包市场的状况已有深入调查了解,如价格、质量、潜在承包人情况等,适时向业主提出推荐性意见。可以这么说,一个项目招标公告的发出,也就确定了该项目招标代理工作的方向,因此,对这一看似简单的工作环节我们将设专人负责把关。
    2、资格预审
    在招标公告发出并通过监管部门计算机信息系统确认符合报名条件的投标申请人后,依据资格审查方式(通常采取资格预审方式),对投标申请人填报的资格审查表等相关文件资料进一步审查、筛选,最终确定潜在投标人是质量控制的第二重要环节,应严格对照资格预审标准(包括资格预审基本合格条件与资格预审附加条件)进行去伪存真、优胜劣汰的认真比较,严格排序,要经得起任何情况下的复审。
    资格预审阶段应着重做好以下几方面工作:
    1)对投标人填报的资格预审表进行复核性审查、验证,以确保真实性,必要时将与政府监管部门建立一定形式的信息共享机制。
    2)如有必要时将组织人员对投标申请人类似的竣工工程或在建工程,均针对投标人拟派项目经理进行实地考察,根据事先拟定的考评指标项目实事求是地写出考察报告,作为资格预审的重要依据。资格审查的结果一旦与预审文件不符,必须实事求是,慎之又慎,从严把关,因为失去诚实信用的审查结果,就失去评标工作的公正、公平、公开的基础,也就失去了招标代理机构存在的必要性。资格审查一旦完毕,立即整理资审报告,并及时通知潜在投标人,同时,也通知未通过预审的投标申请人与通过资审但未被邀请的投标申请人。
    3、招标文件编制
    招标文件不仅要规范,符合相关法律、法规、条例要求,而且应得到业主的理解与认可。在通过监管部门的备案审查后,即可发给潜在投标人。对招标文件的审查要点:符合法规(特别是各个时期新颁规定),其中,有关工程量清单的编制及答疑补充文件要尽可能完整、准确、不留盲区和活口,且适应市场行情,最大限度地减少业主在工程施工及竣工结算时所带来的不必要麻烦。具体来说,在招标文件合同条款拟订时,应注意如下几点:
    1)对于涉及到业主指定分包工程合同时,我们的造价人员将及时介入。对交叉工作界面一定要划清,列出彼此详细的工作量清单,尽量避免以后出现界面工作的交叉或空缺,同时有利承包商准确报价和业主日后管理。
    2)对于业主指定分包合同,应明确约定总分包之间的现场配合、进度衔接、成品保护,垂直运输、脚手架、临时供水、供电的利用等相互间责权利。
    3)在招标文件的合同条款策划中,应结合个案实际,加强对风险责任条款和特别条款的审查,善于在合同中限制风险与转移风险。如包干范围,调价、调量范围与办法,工程窝工/停工状况下工效下降的计算方式及损失赔偿范围(包括机械停滞台班费的测定与计取基准),工程进度款支付办法,进度款拖欠情况下工期处理,工程中间交验或建设单位提前、滞后使用工程部分的成品保护、保修处理,合同外工程量的计价原则和支付办法,工程中零星计工处理和违约责任的量化问题等。总之,合同条款应尽量细化详实,减少不确定因素,防止合同漏洞与争议。
    4)针对当前工程结算中材料价款结算方面问题突出的情况,根据个案实际事先明确材料结算方式,如供料方式、规格、数量与价格确认、价差调整方式或算式。
    招标文件的内容与标准随工程项目而改变,随业主的要求与期望而改变,但将满足以下 4 个基本要求:一是招标文件条款清晰完整。二是符合现行法规条例并充分反映业主的意图。三是能够选择“质量优,价格合理”的承包商。四是能够最大幅度地减少工程实施与结算阶段的纠纷和扯皮。同时,招标文件的编制质量也会影响到投标文件的质量,最终可能影响到评标质量与业主工程实施阶段的管理,因此,我们将严格把握招标文件编制这一中心环节,以提高自身工作质量和成果文件质量的控制。
    4、开标与评标
    我们的工作人员将把握投标截止时间的准确,在监标(公证)人员的监督下按既定程序与办法有条不紊地开展开标和评标工作,及时做好相关记录,其间重要环节就是阻止无效投标文件进入评标,在公开宣读投标人名称、投标价格、质量等级、日历工期等主要内容后,并在各投标人无异议的情况下让投标人退场,评标随即开始。评标过程我们代理机构人员将不参与意见。在评标结果确定后工作人员及时汇总填表,请在场各位专家评委签字,予以确认。评标报告应及时整理完毕,由专人负责审定。
    评标报告是代理机构行将结束某项代理业务的成果性文件,是必须上报建设主管部门进行备案监督的重要资料,是一份完整齐全的招标投标情况报告。其内容包括:该项目招标投标基础情况,资格预审报告,评标委员会的评标报告,中标人的投标文件等,报告应文字真实、简明扼要、数据准确,专业性和档案性强,切忌表达不确定性或隐含不应有的倾向性。总之,一项代理业务的圆满完成,必须有一份经得起任何挑剔与复查、备案齐全的资料,它应体现中介服务的独立、公正、公平、公开和诚实信用。
    5、工程回访与反馈
    本着对业主或客户负责的原则,为了不断提高招标代理业务水平,我们的工作将依据服务范围适当地延伸到工程实施与结算阶段。
    1)定期跟踪工程实施动态,及时发现招标代理工作中的不足与缺陷,不失时机地进行更新、完善并反馈到以后代理业务中。
    2)招标文件作为有效的法律文书,根据工程纠纷实际情况,积极地为纠纷双方解释招标文件相应条款内涵,并尽量做出对业主有利的解释。
    3)根据中标承包人工程实施状况,适时完善、弥补招标文件中评标标准/办法的不足与漏洞,为下一轮成功代理打下基础。
    此外,我们在工作注重加强员工的职业道德建设和业务知识培训,实行持证上岗制度;公司内部逐步建立与工程招标有关的信息资料库,如建筑承包商、材料设备供应商信用档案、设备材料市场价格等;逐步实现招标代理工作与计算机信息网络结合,建立与招标代理咨询决策相关的专家决策支持系统。
    上述所及质量控制的几个环节是我们代理工作中客观存在的,各个环节互为条件,不可或缺。只有把握好每一环节,才能保证整个代理程序的成功运作。我们将不断提高业务素质水平,提供优质中介服务,圆满出色地完成业主的委托。